GESTIÓN DE ESTUDIANTES VIRTUALES EN CEIPA

Diego Mauricio Mazo Cuervo
Ceipa Institución Universitaria

 

DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA

 

El CEIPA ha implementado un modelo de acompañamiento al estudiante el cual ha permitido mantener las tasas de deserción de estudiantes por debajo de un 15% en programas de formación empresarial y de un 7% en programas de pregrado.

 

Plataforma de teleformación 

SAKAI, plataforma de software libre, disponible en diferentes idiomas. Versión 2.3. SÓCRATES software de gestión académico y administrativo diseñado y desarrollado por CEIPA.

Estas plataformas corren bajo un motor de bases de datos ORACLE y son accesibles 100% Web.

 

Razón por la que utilizan e-learning en la organización

El CEIPA ha incursionado en el mundo e-learning desde hace ya más de 7 años; las razones fundamentales por las cuales se ingresó en el mundo de e-learning, fueron para formar nuestros estudiantes en la sociedad de la información y el conocimiento, fortalecer la calidad académica, expandir nuestra oferta formativa y aumentar el cubrimiento geográfico.

 

¿Por qué consideran el e-learning positivamente como sistema de enseñanza?

El e-learning le ha permitido al CEIPA tomar un liderazgo en Colombia en el ofrecimiento de programas virtuales tanto de pregrado como en el ámbito empresarial, el desarrollo de materiales virtuales, así como el modelo de tutoría para profesores.

 

Puntos fuertes del proyecto e-learning de su organización

Las principales fortalezas del modelo de educación virtual del CEIPA están en su modelo de tutoría, el cual se fundamenta en la acción docente, la interactividad, la personalización y los materiales educativos. La acción docente busca la interacción de los profesores con los alumnos y con el personal de la administración, todo lo cual privilegia la personalización de la educación.

La construcción de materiales didácticos, lúdicos y dinámicos es una de las fortalezas que tiene el CEIPA, gracias a ella permite actualizar y modificar los contenidos en tiempo real sin ninguno costo.

La asignación de un coordinador de servicios académicos a cada uno de los estudiantes permite el seguimiento y acompañamiento a los estudiantes de tal forma que éste sea el único punto de contacto de los estudiantes con la Institución tanto para actividades administrativas como académicas: el coordinador se encarga de canalizar las solicitudes de los estudiantes ante las diferentes dependencias.

 

Forma en que han complementado las nuevas tecnologías al modelo de enseñanza a distancia tradicional

A) Objetivos e-learning

Extender las fronteras de la universidad hasta la casa de nuestros estudiantes, con una formación de calidad y abierta al mundo, de tal forma que estén preparados para afrontar la sociedad de la información y el conocimiento.

Para la formación empresarial ofrecemos los últimos desarrollos educativos a las empresas de Colombia y de otros países.

B) Modelo docente

El apoyo de las nuevas tecnologías de información al campus virtual a través del cual se desarrolla el proceso formativo y la interacción de los actores del proceso educativo entre sí, y con los materiales dispuestos en el campus virtual del CEIPA, en el marco de un trabajo sistemático, autónomo, responsable y ético, constituyen los elementos distintivos del sistema de trabajo académico de la Institución.

C) Interactividad

En los cursos virtuales la interactividad es muy importante, hace que los contenidos sean interesantes y amenos, permite al estudiante realizar ejercicios, simulaciones, esquemas conceptuales, facilitándole la asimilación de conocimientos de una forma más eficiente que si estuviera tomando apuntes o escuchando pasivamente al profesor.

Los alumnos pueden interactuar asincrónicamente con los docentes, coordinadores y administradores, con las herramientas existentes en el campus virtual. Y sincrónicamente, en tiempo rea,l mediante la sala de conversación.

La interactividad es un elemento en el cual CEIPA ha enfatizado en su modelo pedagógico, buscando que los alumnos no sólo aprendan de los materiales y los aportes del profesor, sino también de los aportes de sus propios compañeros.

D) Servicios on-line

Los servicios on-line le permiten al estudiante resolver dudas sobre el material de estudio, debatir sobre casos prácticos, presentar evaluaciones individuales y grupales. SAKAi ofrece a la comunidad CEIPA un conjunto de herramientas como son: foros, chats, tablero de noticias, gestión de documentos, evaluadores inteligentes, gestor de notas, administrador de trabajos y tareas y muchas más herramientas.

Estas herramientas también las ofrece el campus maestro empresarial a las empresas, con las cuales el CEIPA ofrece sus servicios de e-learning.

A nivel administrativo, para todos los procesos de inscripción, selección, matrícula, pagos y demás labores administrativas, se cuenta con SÓCRATES, que le permite a los estudiantes realizar los diferentes trámites desde sus casas.

E) Formación del profesorado

El entrenamiento del docente virtual en el CEIPA está orientado a la utilización de los medios virtuales, además de conocer y dominar el modelo pedagógico de la Institución, los reglamentos y la filosofía, también está capacitado en lo referente a aspectos pedagógicos con énfasis en la virtualidad, estimulación del estudiante para que el mismo se responsabilice y comprometa en la entrega oportuna de sus trabajos y evaluaciones, comunicación escrita y efectiva con el fin de poder tener una interacción excelente con su grupo de estudiantes y todos aquellos aspectos que sean necesarios, para asegurar un proceso educativo pertinente y exitoso.

El profesorado se ha preparado principalmente a través de un diplomado que la Institución desarrolló para tal fin, pero también realiza reuniones de sensibilización, talleres y jornadas académicas.

EL CEIPA cuenta con el Centro para la enseñanza y el mejoramiento del aprendizaje. Este centro es el encargado de dirigir las diferentes actividades de formación de los docentes así como de fomentar la práctica de compartir experiencias, dificultades y logros en el proceso de enseñanza virtual y blended.

Modelo tutorial

En el CEIPA, el docente es un guía y un tutor que va encaminando al estudiante a través de los materiales, los textos guías, debates, foros, casos y simulaciones que se reflejan en una evaluación continua de las actividades realizadas individualmente o en grupos, usando numerosas herramientas electrónicas que provee el campus virtual.

 

¿Cuántos profesores-tutores utilizan la plataforma de teleformación o un sistema de tutorías telemáticas?

Todos los docentes de la Institución deben usar la plataforma, dado que las clases presenciales tienen un componente virtual, actualmente estamos hablando de unos 50 profesores en promedio por período.

 

¿Desde hace cuánto tiempo utilizan el modelo e-learning?

EL CEIPA inició actividades en el modelo e-learning a partir del año 2000, con formación empresarial, en 2001 con el modelo blended y en 2002 con programas virtuales para pregrado y formación empresarial.

INFORMACIÓN TÉCNICA

Tipo de software de la plataforma de teleformación

SAKAI es una plataforma de software libre, tanto SÓCRATES como Campus Maestro son desarrollos propios.

 

Tipo de tecnología

SAKAI es una plataforma LCMS que se complementa con nuestro sistema de gestión académica administrativo SÓCRATES; el desarrollo de materiales virtuales se hace en SÓCRATES y SAKAI. Adicionalmente, se usa Flash para desarrollo de simuladores y películas.

Este software corre sobre servidores Linux y la base de datos ORACLE sobre plataforma Solaris.

 

¿Necesitan los alumnos o profesores utilizar un software específico aparte del software de la plataforma?

No, ninguno; sólo requieren acceso a Internet y un browser para conectarse a la plataforma.

 

¿La producción de contenidos está sujeta al cumplimiento de algún estándar?

Los materiales que producimos para las empresas cumplen con los estándares SCORM.

Los materiales usados para la formación en los programas formales no cumplen con ningún estándar, estos materiales desde el año pasado se han conectado a una base de datos, de tal forma que puedan ser actualizados en cualquier momento.

 

EVALUACIÓN DE RESULTADOS (PROCESO, PRODUCTOS, IMPACTO)

 

¿Sus prácticas e-learning han sido evaluadas? ¿Han utilizado herramientas específicas para la evaluación o el control de calidad?

El CEIPA ha implementado tres etapas de evaluación de sus programas e-learning:

• El primero hace referencia al control del proceso de producción de materiales y montaje del aula.
• El segundo punto de evaluación se da al finalizar cada programa, se aplica a los alumnos donde se miran aspectos como: la calidad de los materiales, la plataforma, la acción docente, el aprendizaje, entre otros.
• El tercer punto de evaluación se da al consolidar las evaluaciones de los estudiantes, los resultados académicos y se emprenden acciones de mejora cuando sea necesario.

En caso de ser un programa para empresas la evaluación se hace con el cliente.

 

¿Cuáles han sido los resultados de la evaluación?

En programas formales los resultados de la evaluación de docentes y de los materiales, así como de la plataforma, está por encima de 4,6 sobre 5, con un porcentaje de deserción por grupo inferior al 7% por período.

A nivel de programas de formación empresarial el indicador de evaluación de los estudiantes es superior a 4,7 sobre 5 y el porcentaje de deserción es menor al 15%, en la evaluación del cliente es superior al 4,8.

 

Impacto en la organización

Durante todos estos años, pero especialmente en los últimos cuatro, el CEIPA ha logrado apropiarse de un modelo nuevo de educación que no sólo lo ha llevado al programa de Administración de Empresas, sino también a la educación presencial, lo que ha permitido ofrecer una serie de programas diferenciados y de alta calidad.

Tal vez lo más importante que ha logrado el CEIPA en este proceso es contar con un grupo de profesores y un equipo administrativo que se han apoderado del modelo y que hoy hacen posible que este proyecto vaya mostrando sus frutos y permita asumir nuevos retos y ofrecer nuevas alternativas de educación, tanto a nivel de pregrado, como de postgrado o de formación empresarial.

El banco de materiales que el CEIPA ha desarrollado en los últimos cuatro años es equivalente a unas 4.000 horas académicas entre las que se cuenta con el pregrado de Administración de Empresas, más de 40 seminarios y cerca de unos 15 diplomados en las áreas de administración, finanzas, mercadeo, desarrollo humano y educación virtual; parte de estos materiales ya se han logrado exportar a otros países de Centroamérica.

A nivel administrativo, el CEIPA también ha alcanzado importantes metas que le permiten continuar respaldando con hechos su filosofía de responder a los retos que día a día se imponen con el desarrollo del conocimiento.

A principios de 2004, el CEIPA logra la certificación de todos sus procesos bajo la norma ISO 9001 versión 2000, convirtiéndose de esta manera en la primera y única institución de educación superior en Colombia en lograr esta certificación y poniéndola cada vez más cerca de la acreditación de sus programas de pregrado ante el Consejo Nacional de Acreditación (CNA).

Este proceso también le ha permitido a la Institución la participación en más de diez seminarios nacionales e internacionales, en donde se han presentado los resultados del trabajo en el tema de educación virtual.

Para el segundo semestre de 2004 el CEIPA estará presentando una nueva publicación sobre cómo abordar el desarrollo de la educación virtual en una institución de educación, como fruto de la investigación que se realizó hasta 2003.

Gracias a todas estas acciones, el CEIPA hoy es reconocido como una de las instituciones líderes en el tema de educación virtual en Colombia.

Pero la educación virtual en el CEIPA no se ha quedado sólo en los postgrados, sino que también se ha llevado a la formación empresarial a través de programas como diplomados y seminarios; hoy el CEIPA en educación no formal cuenta con más de 4.000 estudiantes de las principales empresas del grupo empresarial antioqueño y otras empresas reconocidas no sólo en Medellín sino en todo el país.

Sin lugar a dudas, el posicionamiento y reconocimiento que el CEIPA ha alcanzado a través del desarrollo de un nuevo modelo educativo y en insistir en que es una empresa dedicada a la gestión del conocimiento gerencial, le permiten decir abiertamente que es la Universidad de la empresa y en la empresa.

 

Obstáculos o barreras

Los obstáculos que se han presentado son fundamentales de dos órdenes: cultural y tecnológico.

Culturalmente, se encuentra resistencia al cambio, el apego a lo tradicional, el temor del profesor de sentirse amenazado por una nueva modalidad que creen los va a reemplazar, la necesidad de crear estrategias para introducir la virtualidad en la presencialidad, la dificultad de crear, de innovar, el llevar prácticas de lo presencial y de educación a la virtualidad, el desconocimiento de muchos profesores en el manejo de los medios informáticos, entre otros, han sido algunos de los obstáculos que llamamos culturales.

En lo tecnológico, todo lo relacionado con el estado de desarrollo del país en conectividad y, sobre todo, la poca disponibilidad de computadores en la población objeto de e-learning.

 

Costes y beneficios

No, aún no se ha realizado un estudio formal con el cual se pueda determinar claramente el ROI.

FASES DE DESARROLLO

 

Relación de necesidades

Se realiza un análisis de todos los factores que debemos tener presentes durante el proyecto y desarrollo de un curso virtual, ya sea para pregrado, postgrado o formación empresarial.

Los aspectos que se deben tener en cuenta en la etapa del análisis son los siguientes:

• Público objetivo: Será definido de acuerdo con las características de los estudiantes (edad, cercanía con el medio virtual, manejo de equipos de cómputo y su nivel educativo).
• Recursos: Éstos se definen de acuerdo con el presupuesto aprobado.
• Lenguaje utilizado: Utilizamos un lenguaje fácil y colaborativo, teniendo en cuenta que será definido de acuerdo con las limitaciones del estudiante y las características de la audiencia.
• Estrategias pedagógicas y comunicativas: Se definen de acuerdo con las necesidades de aprendizaje de los estudiantes y el manual corporativo de las empresas.
• Requerimientos técnicos: Es muy importante conocer de antemano con qué herramientas cuenta el estudiante o la empresa para la cual vamos a diseñar los cursos virtuales.
• Tiempos de entrega y revisiones: Se incluyen en el cronograma para el desarrollo del proyecto.

Definición

Aplicar el diseño apropiado se convierte en la base que garantizará la estabilidad y el éxito del proyecto. Una vez se encuentra fundamentado el curso, por medio del análisis y de todos los aspectos que lo componen, se da paso al diseño. En esta etapa se comienzan a aplicar los elementos analizados, en pro del desarrollo del guión y de la aplicación misma. En el diseño se llevan a cabo las siguientes actividades:

• Definir los objetivos instruccionales o competencias, según sea el caso.
• Seleccionar las estrategias pedagógicas.
• Definir la estructura del curso por unidades, lecciones y módulos.
• Diseñar la maqueta de navegación (prototipo).

Diseño

En esta fase, el guión literario y didáctico pasan a tener forma, de acuerdo a los objetivos y a la estructura definida; se ven reflejados en contenidos y materiales claramente estructurados para su posterior montaje técnico.

En esta fase también se llevan a cabo :

• La escritura del guión literario y didáctico.
• La selección de recursos y producción de medios.
• La planeación de actividades de aprendizaje y evaluaciones.

 

Implementación

En esta fase se realizan pruebas al curso (contenidos, interactividad, didáctica, funcionamiento en la plataforma, entre otros), antes de terminar el montaje total de éste, con el fin de evitar procesos posteriores que impliquen pérdida de tiempo y de dinero y garantizar calidad en nuestro producto.

 

Evaluación

En esta fase se procede a desarrollar e implementar actividades y pruebas que permitan medir los objetivos instruccionales o competencias definidas desde el comienzo del proyecto.

Asimismo, se establece un instrumento para evaluar el curso (preproducción-producción-posproducción).

INFORMACIÓN ADICIONAL

 

Se va adquiriendo una cultura de la autoformación, de la responsabilidad y disciplina frente al trabajo.

Se estimula mucho la lectura que lleva a un análisis más profundo de los contenidos temáticos, permitiendo un intercambio de ideas, conceptos o puntos de vista con los integrantes del grupo de trabajo al que se pertenece.

Se disciplina en el cumplimiento de las entregas de trabajo, demandando una mejor organización de la administración del tiempo.

Se valora la oportunidad de poder dedicar más tiempo a la familia como un elemento de calidad de vida.